مجال إدارة الممتلكات من المجالات المهمة جداً والمعقدة والصعبة، فهي تنطوي على مجموعة واسعة من المسؤوليات، منها  الحفاظ على أمن وصيانة  العقارات، والتعامل مع المستأجرين، ومع الشؤون المالية. ولكن حالياً، تُعد التكنولوجيا هي العصا السحرية في مجال إدارة الممتلكات التي ساعدت على تقليل مقدار الوقت والجهد المطلوبين لإدارة كل عقار بل وضمان تقديم خدمة ممتازة للعملاء، حيث ساعد التحول الرقمي في مجال العقارات على جعل عملية إدارة الممتلكات أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة والوقت والجهد، وهو عبارة عن منصة سحابية لإدارة الأملاك العقارية. ولكن هذا لا يعني أن العلاقات التي يقيمها مدير العقار مع المستأجرين أوالمُلاك أوالمشترين هي الأساس. فيما يلي أهم فوائد الأدوات الرقمية في مجال إدارة الممتلكات:

• تسعير أفضل للعقارات 

يعد تسعير العقار بشكل صحيح أمرًا في غاية الأهمية، لأن إذا كان سعره مرتفعًا جدًا ، سوف تواجه صعوبة في جذب المشترين أو المستأجرين ، وإذا كان سعره منخفض جدًا ستفقد أرباحًا محتملة. لذا،  تتمثل إحدى أهم فوائد الأدوات الرقمية في إدارة الممتلكات في القدرة على جمع البيانات الدقيقة وتحليلها لاتخاذ قرارات صحيحة لتحقيق أرباح أكبر لأصحاب العقارات واقصى فائدة استثمارية من العقار من خلال فهم أفضل للسوق، وتسعير أفضل للعقارات سواء كانت للبيع أو الشراء. 

• أهمية التكنولوجيا في التسويق العقاري

تساهم التكنولوجيا بشكل كبير في في تطوير ونجاح الحملات التسويقية في مجال العقارات في عدة نقاط:

1. تحديد الفئة المستهدفة بشكل أدق مثل تحديد الفئات الديموجرافية والجيوجرافية والاهتمامات والوضع المالي
2. الحصول على تقارير تحليلية شاملة حول الحملة التسويقية 
3. اتخاذ قرارات استراتيجية سليمة وفعالة قدر الإمكان
4. الوصول إلى أكبر عدد ممكن من العملاء المحتملين بأقل تكلفة وبأسرع وقت
5. تكلفة الحملة الاعلانية باستخدام التسويق الرقمي منخفضة بشكل كبير مقارنة بالتسويق التقليدي
6. امتلاك موقع عبر الأنترنت يساعدك على عرض عقاراتك بشكل أكثر احترافية 

غير أن من خلال تحليل البيانات، يمكن لمدير العقار تحديد الاتجاهات في سوق الإيجارات، مثل التغييرات في معدلات الإيجار ومعدلات الإشغال، والطلب على مختلف وسائل الراحة، واحتياجات ورغبات الفئة المستهدفة. وبالتالي هذا يساعد على إنشاء حملات تسويقية ناجحة، مما يؤدي إلى زيادة الأرباح وتأجير العقار بشكل أسرع. بالتأكيد أن التسويق العقاري عبر الانترنت موضوع يطول شرحه لكثرة امتيازاته وتفاصيله. لذا، في مقال آخر سنعرضه بالتفصيل.

• طلبات الصيانة وإعداد التقارير 

من أكبر المشاكل التي تواجه مُدراء العقارات كثيراً في إدارة الممتلكات المستأجرة هي إجراءات صيانة العقارات الروتينية و وإعداد التقارير الدورية الخاصة بحساب المستأجرين لجمع الإيجارات، ومتابعة مواعيد دفع الإيجارات، وتحديد إجراء إصلاحات وتحسينات الدورية اللازمة للعقار والمرافق، وتتبع الإيرادات والنفقات من خلال إعداد تقارير المحاسبة بدقة.

الأمر الذي عالجته التكنولوجيا بشكل فعال، فكان ذلك  يؤدي إلى عدم رضا المستأجرين وإنخفاض نسبة الإشغال بل وبعض المشاكل القانونية. ولكن بمساعدة التكنولوجيا، أصبح من السهل على مديري الممتلكات تتبع المشكلات ومعالجتها على الفور. هذا لا يحسن رضا المستأجر فحسب، بل يساعد أيضًا مديري العقارات على البقاء على دراية باحتياجات الصيانة، مما يقلل من احتمالية إجراء إصلاحات مكلفة في المستقبل.

هذا عن طريق استخدام برنامج لإدارة الممتلكات وبالتأكيد، لا يوجد نظام مناسب لكل العقارات لذلك من الأفضل اختيار البرنامج المناسب لعقارك من حيث الموقع أو حجم العقار أو الهدف من العقار وغيرهم، واستخدام برامج المحاسبة القائمة على المساحة السحابية لإدارة وظائف المحاسبة وتقديم تقارير البيانات والنماذج الضريبية لمعرفة أداء معدل الأرباح من أي مكان، غير أن بناء الثقة بين مديري العقارات وأصحاب العقارات، يؤدي إلى بناء علاقة قوية وطويلة الأمد مع المستأجرين.

• الحفاظ على أمن إدارة الممتلكات

يمثل الحفاظ على أمن البيانات الخاصة بالعقارات قضية حاسمة في تخزين وإدارة الوثائق لمديري الممتلكات - ولأسباب واضحة. هناك الكثير من المعلومات الشخصية والمالية الحساسة والسرية. لذا، عندما لا يتم تخزين المستندات وإدارتها بشكل صحيح، فإن فرص تعرض المعلومات المسجلة الملكية والحساسة للأشخاص الخطأ تكون أعلى. ولكن من خلال منصة أتمتة المستندات، يمكن لمديري العقارات أن يطمئنوا على أن مستنداتهم ومعلوماتهم يتم تخزينها وتسليمها بأمان.

فوفقًا لتقرير حالة صناعة في مجال إدارة الممتلكات لعام 2022، تبنى مديرو العقارات مجموعة واسعة من التقنيات لرقمنة تعاملاتهم مع عملائهم التي اعتادوا إجراؤها وجهًا لوجه. فهي أدت إلى زيادة إنتاجيتهم والحفاظ على رضا العملاء، حيث قال 30٪ من مديري العقارات إن استخدام التكنولوجيا لدفع الكفاءة هو الجانب الأساسي من الاستراتيجية لزيادة الإيرادات الخاصة بهم هذا العام.

في الختام، تُعد الأدوات الرقمية ثورة في صناعة إدارة الممتلكات. فالأدوات الرقمية تقوم بتحسين الكفاءة العامة لإدارة الممتلكات من خلال تزويد مديري الممتلكات بمنصة مركزية لإدارة جميع جوانب ممتلكاتهم. الهدف من الأدوات الرقمية هي دمج وظائف إدارة الممتلكات المختلفة، مثل المحاسبة والصيانة وعلاقات المستأجرين، في منصة واحدة، مما يسهل إدارة جميع جوانب إدارة الممتلكات من موقع واحد. هذا لا يوفر الوقت والجهد فحسب، بل يمكّن أيضًا مديري العقارات من اتخاذ قرارات أكثر دقة وإفادة بشأن ممتلكاتهم، فهي تقدم بيانات في غاية الدقة.