هناك عدة أسباب تدفع مالك العقار إلى تعيين مدير لـ إدارة الممتلكات، منها امتلاكه عدة عقارات وضيق الوقت وكثرة الجهد المطلوب وقلة خبرته لإدارة جميع الأعمال المتعلقة بممتلكاته بالشكل المطلوب وغيرهم؛ فهو بدوره يكون الوسيط بين مالك العقار والمستأجر لإدارة العديد من المهام وأصبح أمر طبيعي ومنتشر في مجال العقارات. بجانب أن مجال الأدارة في العموم، هو مجال من المهم للفرد دراسته لأهميته الملحوظة سواء من أجل حياته العملية أو الشخصية.
تتضمن عملية إدارة الممتلكات على العديد من المهام وهي حلقة الوصل بين طرفين، الطرف الأول هو المالك لهذه الممتلكات أو من يقوم بإدارة هذه الممتلكات والطرف الثاني هم الأشخاص الموجودين في هذه الممتلكات سواء المستأجرين أو الموظفين أو غيرهم، لكونها وسيط بينهما فهي تهدف إلى إدارة العلاقة بينهم.
ولأن مهام إدارة الممتلكات صعبة ومُعقدة، ساعدت برامج إدارة الممتلكات في تطوير مجال العقارات بشكل كبير من خلال عدة نقاط كالتالي:
لو كانت ورقية.
حيث ساعد التحول الرقمي في مجال العقارات على جعل عملية إدارة الممتلكات أكثر كفاءة وفعالية، فأصبحت برامج إدارة الممتلكات منتشرة في الآونة الأخيرة وذلك لمميزاتها ومساهمتها الكبيرة في تطوير المجال العقاري رغم تعقيداته من إدارة الشؤون المالية إلى الحفاظ على الممتلكات والتعامل مع المستأجرين، وقد ساعدت مدير العقار على وجه الخصوص، وجعلته يقوم بوظيفته بشكل أكثر كفاءة وفعالية. فيما يلي، سنعرض أهم 5 فوائد لاستخدام برامج إدارة الممتلكات لتمكين مديري العقارات.
يقوم مديري العقارات باستخدام برامج إدارة الممتلكات في تبسيط المهام الإدارية الروتينية مثل تحصيل وتجديد الإيجارات وتنظيم طلبات الصيانة. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا من احتمالية حدوث أخطاء، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية.
عملية التواصل مع المستأجرين كان بها الكثير من التصادمات من قبل، وكان من الصعب بناء علاقة قوية وطويلة الأمد معهم. لذا، هذه البرامج ساعدت مديري العقارات على الحفاظ على علاقات إيجابية معهم وتقليل معدل دوران المستأجرين. فهي فرت مجموعة من أدوات التواصل، مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية والمحفظة العقارية، مما يسمح لمديري العقارات بالتواصل بسهولة وكفاءة مع المستأجرين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام البرامج لإرسال تذكيرات آلية مدفوعات الإيجار وتجديدات الإيجار، مما يقلل من احتمالية تفويت المواعيد النهائية وسوء الفهم.
لا يمكن لمديري العقارات أن يتخذ قرارات بناء على افتراضات خيالية ووهمية. لذلك، كان من أهم فوائد برامج إدارة العقارات هي توفيرها بيانات وتحليلات مُحدثة بشكل مستمر لاتخاذ قرارات صحيحة بشأن إدارة الممتلكات. فهي توفر تقارير شاملة، مثل تقارير جمع الإيجارات وتقارير الإشغال وطلبات الصيانة. ويتم استخدام هذه المعلومات لتحديد الأولويات واتخاذ قرارات سليمة بشأن أسعار الإيجار وحملات التسويق واحتياجات الصيانة؛ وكذلك تحليل البيانات المناسب يساعد مديري العقارات على اكتشاف أي أوجه قصور أو أي فرص جديدة.
من الأمور الضرورية لضمان نجاح إدارة الممتلكات، هي الحفاظ على المعلومات الحساسة والسرية بشكل آمن، مثل معلومات المستأجر والسجلات المالية والبيانات الخاصة بالعقار مثل شيكات الائتمان واتفاقيات الإيجار. بالإضافة إلى ذلك، يجب إتباع اللوائح القانونية لتقليل احتمالية حدوث مشكلات قانونية؛ وهذا ما نجحت برنامج إدارة الممتلكات في توفيره لمديري العقارات.
والإدارة المالية الفعالة ضرورية لمديري الممتلكات، فهي وفرت عدة أدوات المالية مَعنية بشئون الرقابة المالية.، مثل تتبع الدخل والنفقات، وإعداد التقارير المالية، وإجراء عمليات تفتيش على الممتلكات، وأتمتة تحصيل الإيجارات. هذا يوفر الوقت ويقلل أيضًا من احتمالية حدوث أخطاء لعدم وجود عنصر بشري بشكل كبير كالسابق والاعتماد على أنظمة أتمتة، مما يؤدي إلى الأشراف على الرقابة المالية بشكل دقيق وزيادة الربحية.
فهى تساعد أيضاً المستأجرين على دفع إيجارهم مباشرة من هواتفهم المحمولة من خلال محفظتهم العقارية واستلام صاحب العقار للإيجار في غضون دقائق. كما جعل من السهل مراقبة المدفوعات لكل مستأجر عند الاحتفاظ بالسجلات عبر الإنترنت، وإعداد التقارير المالية تلقائيًا.
وبالتالي، تقدم برامج إدارة الممتلكات مجموعة من التسهيلات والمزايا لمديري الممتلكات وتجعل وظائفهم أكثر كفاءة وفعالية. من خلال النقاط التي تم ذِكرها سابقا. فتلك البرامج تقوم بتلبية جميع احتياجاتهم وتحسين جميع عمليات عملهم من مراقبة المدفوعات إلى إدارة طلبات الصيانة. وبالتالي، يكسب مديري العقارات وقتًا ثمينًا يمكنهم إنفاقه على تنمية عملهم.
فمع استمرار تطور صناعة إدارة الممتلكات، وتبني مديرو العقارات التكنولوجيا سيتم تقديم المستأجرين أفضل تجربة ممكنة وتقديم خدمة متميزة واستغلال كافة الفرص الممكنة. بالتأكيد، لا يوجد برنامج مناسب لإدارة كافة العقارات، لذا هناك بعض المحددات التي يجب أخذها في الإعتبار مثل الموقع أو حجم العقار أو الهدف من العقار وغيرهم لمعرفة النظام الأنسب.